Execuções Programadas
As execuções programadas dependem de um fluxo de categoria configurado. Você pode criar e configurar as execuções a qualquer momento, mas elas só terão efeito quando a categoria possuir um fluxo ativo com tarefas do tipo Periódico que as referenciem.
Crie tarefas automaticamente com base em datas
As execuções programadas são automações que criam tarefas agendadas automaticamente com base em campos de data dos itens de uma categoria. Elas são úteis para rotinas como cobranças automáticas, revisões periódicas, lembretes programados, renovações de contratos, entre outros.
Cada execução é criada dentro de uma categoria e só pode ser utilizada dentro dela. O sistema verifica periodicamente os itens da categoria e, quando as condições forem atendidas, cria a tarefa agendada automaticamente.
Para acessar, vá até Configurações > Estrutura > Categorias, selecione a categoria e clique em Execuções Programadas.
Como funciona
- Você cria uma execução programada na categoria, definindo o campo de data de referência, o cálculo e a periodicidade de verificação.
- No fluxo de categoria, ao configurar uma tarefa, no campo Tipo de Início, selecione Periódico. Um campo será exibido para selecionar a execução programada que será aplicada àquela tarefa.
- O sistema verifica os itens da categoria conforme a periodicidade de execução configurada. Se um item atender às condições da execução, a tarefa agendada é criada automaticamente.
Para entender como as tarefas funcionam dentro de um fluxo de categoria, consulte Tarefas do Fluxo.
Como criar uma execução programada
Acesse as Execuções Programadas
Na configuração da categoria, clique em Execuções Programadas e depois em Criar +.
Preencha os campos de configuração
A sidebar de configuração será aberta com os seguintes campos:
- Nome (obrigatório) — identificação da execução.
- Campo Referência (obrigatório) — selecione um campo do tipo data da categoria. Este campo será a base para o cálculo que determina quando a execução deve acontecer.
- Tipo de Cálculo — unidade de tempo: Hora, Dia, Mês ou Ano.
- Cálculo — valor numérico que será somado ao campo de referência. Use valores positivos para calcular à frente da data e valores negativos para calcular antes da data.
- Periodicidade de Execução — determina de quanto em quanto tempo o ENSPACE verificará se deve criar uma tarefa associada a essa execução. As opções variam conforme o tipo de cálculo selecionado (ex: a cada hora, a cada dia).
- Correspondência de Tempo Exata — quando ativada, apenas itens cujo campo de referência corresponda exatamente ao resultado do cálculo serão considerados. Quando desativada, o sistema considera itens em um intervalo de tolerância.
- Condicionais — regras adicionais para filtrar quais itens devem gerar a tarefa:
- E Condicional — a execução acontece se todas as condições forem verdadeiras.
- (Ou) Condicional — a execução acontece se qualquer uma das condições for verdadeira.
- Descrição — campo opcional.
Salve
Clique em Salvar. A execução estará disponível para ser referenciada nas tarefas do fluxo da categoria.
Exemplo prático
Cobrança automática após pagamento
Imagine que você precisa gerar uma tarefa de cobrança 12 horas após o último pagamento registrado de um cliente.
Configure a execução assim:
| Campo | Configuração |
|---|---|
| Nome | Cobrança pós-pagamento |
| Campo Referência | Último pagamento (campo de data) |
| Tipo de Cálculo | Hora |
| Cálculo | 12 |
| Periodicidade de Execução | Hora |
O sistema verificará a cada hora se algum item possui o campo "Último pagamento" com 12 horas a partir do momento atual. Se encontrar, cria automaticamente a tarefa agendada configurada no fluxo.
Lembrete antes do vencimento
Agora imagine que você precisa enviar um lembrete 3 dias antes do vencimento de um contrato. Para isso, use um valor negativo no campo Cálculo.
Configure a execução assim:
| Campo | Configuração |
|---|---|
| Nome | Lembrete pré-vencimento |
| Campo Referência | Data de vencimento (campo de data) |
| Tipo de Cálculo | Dia |
| Cálculo | -3 |
| Periodicidade de Execução | Dia |
O sistema verificará diariamente se algum item possui a data de vencimento 3 dias à frente do momento atual. Se encontrar, a tarefa é criada automaticamente.
Editar e excluir
Execuções podem ser editadas ou excluídas a qualquer momento.
Se o campo de data de um item for alterado antes da próxima verificação periódica, o novo valor será considerado. Se a verificação já tiver acontecido com o valor anterior, a tarefa já terá sido criada.