Regras de Responsabilidade

Atribua responsáveis a tarefas de fluxo automaticamente

As regras de responsabilidade permitem definir automaticamente quem será responsável pelas tarefas de um fluxo de categoria. Em vez de atribuir responsáveis manualmente a cada tarefa, você configura regras que avaliam condições e designam os responsáveis corretos quando a tarefa é criada pelo fluxo.

As regras são criadas dentro de uma categoria e referenciadas nas tarefas do fluxo dessa mesma categoria.

Para acessar, vá até Configurações > Estrutura > Categorias, selecione a categoria e clique em Regras de Responsabilidade.

Como funciona

O fluxo completo de uso das regras segue esta lógica:

1. Você cria uma ou mais regras de responsabilidade na categoria, cada uma com uma condição e um tipo de responsável.
2. No fluxo de categoria, ao configurar uma tarefa, na aba Responsabilidade, você seleciona o tipo de responsáveis como Regras de Responsável e escolhe quais regras se aplicam àquela tarefa.
3. Quando a tarefa é gerada pelo fluxo, o sistema avalia as regras na ordem configurada (campo Ordem). A primeira regra cuja condição for atendida define os responsáveis.

Se nenhuma regra for atendida, a tarefa fica sem responsável atribuído. Nesse caso, apenas membros com acesso Full ou Owner poderão visualizá-la e se atribuir manualmente.

Atribuição nas tarefas do fluxo

Na configuração da tarefa dentro do fluxo, a aba Responsabilidade possui duas opções importantes:

• Habilitar Atribuição — quando ativado, é obrigatório que um dos responsáveis se atribua à tarefa antes de concluí-la. Enquanto ninguém se atribuir, a tarefa permanece disponível para todos os responsáveis definidos pela regra. Quando um membro se atribui, os demais responsáveis perdem a capacidade de interagir com a tarefa — apenas o atribuído pode concluí-la.
• Habilitar Atribuição desativado — qualquer responsável definido pela regra pode concluir a tarefa diretamente, sem precisar se atribuir antes.

Como criar uma regra

A configuração de uma regra é dividida em três abas:

Aba Dados

• Nome (obrigatório) — identificação da regra.
• Ordem (obrigatório) — prioridade da regra. Regras com menor valor de ordem são avaliadas primeiro. Ordene da mais específica (menor número) para a mais genérica (maior número).
• Descrição — campo opcional.

Aba Condicionais

Define quando a regra será ativada. O campo Condicional para Início oferece duas opções:

Opção 1 — Condicional:

Você constrói a condicional diretamente dentro da regra, usando os campos:

• E Condicional — a regra é ativada se todas as condições forem verdadeiras.
• (Ou) Condicional — a regra é ativada se qualquer uma das condições for verdadeira.

Opção 2 — Formulário e Condicionais:

A regra é ativada apenas para itens criados por um formulário específico:

• Formulários (obrigatório) — selecione o formulário da categoria.
• E Condicional / (Ou) Condicional — opcionais, para refinar ainda mais a condição.

Aba Responsabilidade

Define quem será o responsável quando a regra for ativada. Selecione o Tipo de Responsáveis:

• Usuários — selecione um ou mais membros do workspace pela lista de e-mails.
• Grupo — selecione um grupo de membros. Todos os membros do grupo serão responsáveis.
• Usuário Solicitante — o membro que criou o item será definido como responsável da tarefa.
• Todo mundo — todos os membros do workspace ficam como responsáveis e podem se atribuir à tarefa.
• Baseado em Campo — o sistema usará o valor de um campo do item para definir o responsável. A lista exibe os campos da categoria e você pode selecionar qualquer campo de texto curto. O dado será lido desde que contenha um e-mail (ex: campo "E-mail do gestor" com o valor "gestor@gestor.com").

Editar e excluir regras

Regras podem ser editadas ou excluídas a qualquer momento. As alterações são aplicadas às próximas tarefas geradas pelo fluxo — tarefas já existentes não são afetadas.

Não é possível desativar uma regra. Para impedir que uma regra seja aplicada temporariamente, remova-a da configuração de responsabilidade da tarefa no fluxo.