Portal de Tarefas Externas

Painel externo onde usuários convidados visualizam e interagem com tarefas atribuídas a eles.
Atualizado

Portal de Tarefas Externas

O portal de tarefas externas é um painel acessível via link dedicado, onde usuários convidados (não membros do workspace) podem visualizar e interagir com tarefas que lhes foram atribuídas. Esse portal é útil para envolver clientes, fornecedores ou parceiros em processos específicos sem conceder acesso completo à plataforma.

Como funciona

Cada tarefa atribuída a um usuário externo gera um link único de acesso. Ao acessar o link, o usuário visualiza:

  • Lista de tarefas pendentes e concluídas
  • Detalhes de cada tarefa (título, descrição, prazo, status)
  • Campos de interação disponíveis (como upload de arquivos, preenchimento de formulários, aprovações)

Onde encontrar

  1. No Spaceflow, configure um nó de tarefa com destinatário externo.
  2. Ao executar o fluxo, o sistema gera automaticamente o link do portal para o usuário externo.
  3. O link é enviado por email ou pode ser copiado manualmente na tela de execução do Spaceflow.

Acesso ao portal

O e-mail Nova Tarefa Externa traz o botão Acessar Tarefa, que identifica o usuário externo e abre no portal a tarefa atribuída a ele.

Quando o portal não identifica o usuário externo, ele envia um código de verificação em um segundo e-mail e exibe a tela Verifique seu e-mail, com 6 campos para o código. Com o código, o usuário externo acessa o portal e abre a tarefa na lista.

Sincronização de dados

As tarefas excluídas ou canceladas no painel administrativo do ENSPACE devem desaparecer automaticamente do portal do usuário externo. Se uma tarefa excluída continuar visível no portal:

  1. Peça ao usuário externo para pressionar Ctrl + Shift + F5 no navegador para limpar o cache.
  2. Se a tarefa persistir, verifique no painel administrativo se a exclusão foi concluída com sucesso.
  3. Entre em contato com o suporte se o problema não for resolvido.
O portal de tarefas externas é somente leitura para o usuário externo, exceto nos campos de interação explicitamente configurados no fluxo. O usuário não tem acesso a outros dados do workspace.
Para melhorar a experiência do usuário externo, configure o Spaceflow para enviar notificações por email sempre que uma nova tarefa for atribuída a ele. Isso reduz a necessidade de acessar o portal manualmente.
Links de portal de tarefas externas são únicos e vinculados a tarefas específicas. Não compartilhe links entre diferentes usuários, pois cada link contém informações sensíveis da tarefa atribuída.

Para mais detalhes sobre nós de tarefa no Spaceflow, consulte a documentação de Nós de Tarefa.

Rápidas

Visualize e gerencie tarefas rápidas criadas manualmente ou geradas por Spaceflows.

Agendamento

Organize prazos, tarefas e compromissos integrados em um calendário interativo.