Tarefas Rápidas

Gerencie suas tarefas rápidas no Kanban

Tarefas Rápidas são tarefas de execução pontual que podem ser criadas de duas formas: manualmente pelo próprio usuário, diretamente na tela, ou automaticamente por um Spaceflow durante a execução de um fluxo.

Elas são organizadas em um quadro Kanban — uma visualização em formato de board que organiza tarefas em colunas representando estágios de trabalho. Cada tarefa é exibida como um card que pode ser movido entre colunas por arraste, refletindo o avanço ou a reclassificação da tarefa.

É uma visão ágil e visual, indicada para equipes que precisam acompanhar o andamento de atividades em tempo real.

Como acessar

No menu lateral do workspace, na seção Member, expanda o menu Tarefas e clique em Rápidas. O board será exibido com as colunas e cards já configurados.

Estrutura do board

O Kanban é composto por três elementos principais:

• Colunas (raias) — representam os estágios do fluxo de trabalho (ex: Pendente, Em andamento, Bloqueada, Concluída). Cada workspace pode ter suas próprias colunas configuradas.
• Cards — cada card representa uma tarefa. Exibe o título, responsável e outras informações configuradas para o board.
• Cabeçalho da coluna — exibe o nome da coluna e a contagem de cards presentes nela.

Barra de ferramentas

No topo da tela, a barra de ferramentas reúne os controles de busca, filtros e ações do board.

Lado esquerdo

• Barra de pesquisa — localiza tarefas específicas por texto.
• Base do filtro de tempo — define se os filtros de data devem considerar a Criação ou o Vencimento das tarefas.

• Seletor de datas — ao clicar, abre um calendário com dois modos: Dia único (data específica) e Intervalo (período com início e fim). No modo Intervalo, o calendário se expande para dois meses simultâneos e uma barra lateral exibe períodos predefinidos para seleção rápida.

• Limpar filtros — remove todas as seleções aplicadas, retornando à visualização padrão.

Lado direito

• Configuração de colunas — abre o painel de gestão da visibilidade e ordenação das raias.

• Arquivadas — abre os itens arquivados, permitindo visualizá-los e restaurá-los.

• Lixeira — abre os itens excluídos, permitindo visualizá-los e restaurá-los. Itens na lixeira permanecem por tempo limitado antes da exclusão definitiva.

• Nova tarefa — adiciona uma nova tarefa ao Kanban, sem conexão com nenhum fluxo.
• Filtros Rápidos — a seta no canto direito controla a exibição da seção de Filtros Rápidos. Se houver filtros ativos, suas badges aparecerão nesta seção.

Trabalhando com cards

Cada card exibe, por padrão, as informações mais essenciais preenchidas nas suas tarefas.

Menu contextual do card

No canto superior direito de cada card, um menu contextual oferece:

• Acessar página — abre a tarefa em uma tela dedicada.
• Editar — permite alterar os detalhes da tarefa.
• Enviar para — muda o card de coluna, alterando o status da tarefa.
• Arquivar — remove a tarefa da visualização e a arquiva.
• Lixeira — move a tarefa para a lixeira.
• Copiar link externo — copia o link direto para a tarefa no portal externo do ENSPACE.

Painel lateral de detalhes

Ao clicar em um card, um painel lateral é exibido com uma área central de execução e uma barra lateral de informações técnicas.

A área central é dividida em 3 abas:

• Tarefa — centraliza os dados da atividade. Caso a tarefa exija interação, as instruções e ferramentas para execução serão exibidas aqui.

• Comentários — espaço de colaboração com histórico de conversas. Cada comentário possui opções para copiar, editar e responder.

• Log de Auditoria — histórico completo de ações e alterações realizadas na tarefa, incluindo ações executadas automaticamente pelo sistema.

Informações técnicas

Na barra lateral do painel, ícones podem ser expandidos ao arrastar a barra para exibir dados complementares: ID da tarefa, data de criação, última atualização e o nome completo da atividade.

Concluindo uma tarefa

Após preencher os campos necessários no formulário da aba Tarefa, o botão de conclusão ficará disponível. Ao clicar, o card será movido automaticamente para a coluna Concluída e a data de finalização será atualizada.

Movendo um card entre colunas

Localize o card desejado, clique e segure, arraste-o até a coluna de destino e solte. O card será posicionado automaticamente.

A movimentação de um card pode disparar regras de fluxo configuradas — como notificações, atribuições automáticas ou atualizações de campos.

Paginação

No rodapé da tela, os controles de paginação permitem organizar a visualização.

• Contador global (esquerda) — mostra quantas tarefas estão visíveis e o total.
• Cards por página (direita) — controla a quantidade de tarefas exibidas.
• Navegação de páginas — setas simples para avançar/retroceder, setas duplas para início/fim.

Totalizadores

No rodapé de cada coluna, a opção Configurar totalizador permite adicionar cálculos agregados (contagens, somas de campos numéricos) para uma visão quantitativa rápida por estágio.

Visualizações

No topo da tela, abas permitem alternar entre diferentes formas de ver as tarefas. A visualização Padrão já vem configurada. Clique em + Nova Visualização para criar visualizações personalizadas com filtros e ordenações específicas.

Tipos de visualização disponíveis

• Kanban (Board) — visualização por colunas e cards. Foco em estágio atual e movimentação.
• Lista — visualização em linhas. Foco em volume, detalhes e operações em massa.
• Calendário — visualização por data. Foco em prazos e distribuição temporal.

Sincronização em tempo real

O Kanban é colaborativo em tempo real. Quando outro membro move um card, adiciona uma tarefa ou altera a configuração do board, a atualização é refletida automaticamente para todos — sem necessidade de atualizar a página.

Papéis e permissões nas tarefas

Cada tarefa rápida possui papéis que determinam o que cada pessoa pode fazer. As permissões do workspace (cargo e tipo de licença do membro) continuam valendo — os papéis da tarefa não as sobrescrevem.

Matriz de permissões

Atribuição automática de responsável

Se uma tarefa não possui responsável definido, a primeira pessoa a editar o status ou executar uma ação será automaticamente promovida a Responsável. O sistema exibe um modal de confirmação ("Você se tornará o responsável por esta tarefa, deseja continuar?") e a promoção só é efetivada após o aceite. O papel de Criador permanece inalterado e coexiste com o de Responsável.

Validação de permissão de cargo

Quando a execução de uma tarefa envolve a criação ou edição de itens em categorias (como em tarefas de CRUD manual), as permissões do cargo do membro no workspace prevalecem. Se o membro não tiver permissão para aquela categoria, o sistema exibe um aviso visual antes do preenchimento, impedindo que ele prossiga.

Ausência temporária e substituição

Ao ativar uma ausência temporária, as tarefas do membro ausente são automaticamente visíveis para todos os substitutos definidos. O mecanismo funciona assim:

• Visibilidade compartilhada — se o membro ausente tem múltiplos substitutos (ex: 10 pessoas), todas as tarefas atribuídas a ele passam a ser listadas nas telas de tarefas de todos os substitutos simultaneamente. A atribuição original do membro ausente é mantida.
• Apropriação de ação — qualquer substituto que interagir com a tarefa (editar, executar ação ou alterar status) é automaticamente adicionado como Colaborador da tarefa, com confirmação via modal.
• Execução operacional — uma vez adicionado como Colaborador, o substituto tem as permissões necessárias para dar continuidade ao fluxo e concluir as ações pendentes.

Reabertura de tarefas

A reabertura de uma tarefa (mover o status de "Concluído" para qualquer outro) dispara uma notificação automática para o Responsável original, informando que a conclusão foi invalidada. Apenas o Criador, Admins e o Responsável podem reabrir tarefas — Colaboradores não possuem essa permissão.

Subtarefas

Tarefas rápidas podem conter subtarefas. O comportamento de permissões das subtarefas difere das tarefas principais:

• O campo "Criador" fica oculto na subtarefa, mas a pessoa que a criou mantém o acesso original.
• Subtarefas não possuem Colaboradores — apenas Responsáveis.
• Ao ser mencionado em uma subtarefa, o membro se torna automaticamente o Responsável dela.
• Subtarefas não herdam colaboradores nem permissões dinâmicas da tarefa pai.

Tutorial guiado