Conceitos

Conheça a arquitetura do ENSPACE

O ENSPACE é uma plataforma de gestão de processos e dados que permite a empresas de qualquer segmento organizar suas operações em um ambiente digital unificado. No ENSPACE, você estrutura seus dados em categorias personalizáveis, define fluxos de trabalho, controla permissões de acesso e automatiza tarefas — tudo em um único lugar.

A plataforma é organizada em torno de poucos conceitos fundamentais. Esta página explica cada um deles e como se relacionam.

O que é o ENSPACE

O ENSPACE é uma plataforma SaaS de gestão de workspaces. Ele foi projetado para que equipes organizem, acompanhem e automatizem seus processos de trabalho sem depender de planilhas ou sistemas dispersos.

Na prática, o ENSPACE funciona assim: cada empresa ou equipe cria um workspace — um ambiente isolado com seus próprios dados, membros e configurações. Dentro do workspace, as informações são organizadas em categorias (como "Contratos" ou "Clientes"), cada uma com sua própria estrutura de campos e seus itens preenchidos. Sobre essa estrutura, é possível criar fluxos de trabalho, atribuir tarefas, configurar automações e controlar quem pode ver e fazer o quê.

O ENSPACE atende operações de diferentes complexidades — de uma equipe pequena que precisa organizar tarefas até departamentos inteiros com processos regulados, aprovações em cadeia e integrações com sistemas externos.

Acesso e permissões

Estes conceitos definem quem pode acessar o ENSPACE e o que cada pessoa pode fazer dentro dele.

Usuário

O usuário é a pessoa que possui uma conta no ENSPACE. A conta é criada no momento do registro e é identificada por um e-mail único.

Um usuário existe de forma independente de qualquer workspace. Ele pode participar de vários workspaces ao mesmo tempo — e em cada um deles se torna um membro com um nível de acesso próprio.

Membro

Membro é o vínculo entre um usuário e um workspace. Não é uma pessoa — é uma relação. Quando alguém é convidado para um workspace, essa pessoa passa a ser um membro dele.

Um mesmo usuário pode ser membro de vários workspaces simultaneamente, com tipos de licença, cargos e permissões diferentes em cada um. Por exemplo, a mesma pessoa pode ser administradora em um workspace e apenas visualizadora em outro.

Para saber como convidar e gerenciar membros, consulte a documentação de Gestão de Membros.

Tipo de licença

Ao ingressar em um workspace, cada membro recebe um tipo de licença que define seu nível base de acesso. O tipo de licença é o ponto de partida — o cargo e as permissões atuam dentro dos limites que a licença estabelece.

Os quatro tipos de licença são:

• Owner — acesso irrestrito a tudo no workspace. É o único tipo cujas permissões não podem ser reduzidas por nenhum cargo. Todo workspace possui ao menos um Owner.
• Full — acesso amplo, incluindo configurações do workspace e gerenciamento de membros. Com todas as permissões de cargo ativadas, se equipara ao Owner — mas pode ter permissões reduzidas pelo cargo.
• Standard — acesso operacional ao dia a dia (itens, tarefas, formulários). Não acessa as configurações do workspace nem gerencia membros. Com todas as permissões ativadas, se equipara ao Full, exceto pelo acesso às configurações.
• Viewer — acesso somente leitura. Pode visualizar dados e tarefas conforme as permissões do cargo, mas não pode editar, criar ou excluir nada.

Cargo

Cargos são os papéis que os membros assumem dentro de um workspace. Cada cargo agrupa um conjunto de permissões que determinam quais áreas, funcionalidades e ações estão disponíveis para quem o possui.

O cargo opera dentro dos limites do tipo de licença. Um membro Standard com um cargo que concede "acesso total a itens" verá todos os itens — mas ainda não poderá acessar as configurações do workspace, porque a licença Standard não permite isso.

O ENSPACE permite criar quantos cargos forem necessários. Exemplos comuns: "Administrador", "Gestor", "Analista", "Visualizador".

Para saber como criar e configurar cargos, consulte a documentação de Cargos e Permissões.

Permissão

Permissões são as regras que definem o que um cargo pode ou não fazer. Elas controlam o acesso a funcionalidades, categorias, registros e ações específicas dentro do workspace.

O controle é granular: é possível permitir que um cargo visualize determinada categoria mas não edite seus itens, ou que possa criar itens mas não excluí-los.

As permissões são configuradas dentro de cada cargo. Consulte a documentação de Cargos e Permissões para mais detalhes.

Organização e dados

Estes conceitos definem como as informações são estruturadas e armazenadas no dia a dia.

Workspace

O workspace é o ambiente onde tudo acontece. Ele representa a sua empresa, departamento ou projeto dentro do ENSPACE — e é completamente isolado de outros workspaces.

Cada workspace tem seus próprios dados, membros, configurações, permissões e automações. Nada de um workspace é acessível por outro, mesmo que pertençam à mesma conta de usuário.

Um mesmo usuário pode participar de vários workspaces. Ao fazer login, você escolhe em qual workspace deseja trabalhar.

Categorias

Categorias são os modelos de dados do workspace. Cada categoria define um tipo de informação que você precisa gerenciar — e a estrutura dessa informação é totalmente personalizável.

Você cria as categorias que fazem sentido para a sua operação. Alguns exemplos: "Contratos", "Clientes", "Chamados", "Processos Jurídicos", "Pedidos de Compra", "Colaboradores".

Cada categoria tem seus próprios campos, itens, permissões e fluxos de trabalho. Ela aparece como um item na navegação do workspace e é a unidade central de organização dos seus dados.

Para saber como criar e configurar categorias, consulte a documentação de Categorias.

Campos

Campos definem a estrutura de cada categoria — ou seja, quais informações serão preenchidas em cada item. Cada campo tem um tipo específico.

Por exemplo, uma categoria "Contratos" pode ter campos como: "Nome do cliente" (texto), "Valor do contrato" (moeda), "Data de vencimento" (data), "Status" (lista de opções), "Ativo" (sim/não).

O ENSPACE oferece diversos tipos de campo: texto, número, data, seleção, booleano, anexo, entre outros — incluindo campos especiais com comportamentos avançados, como assinatura digital e ID customizado.

Para saber como criar e configurar campos, consulte a documentação de Campos.

Itens

Itens são os dados reais dentro de cada categoria. Se a categoria é o modelo, cada item é uma entrada individual que segue esse modelo.

Em uma categoria "Contratos", cada contrato é um item. Em uma categoria "Clientes", cada cliente é um item. É onde os campos são efetivamente preenchidos com informações.

Itens podem ter status, responsáveis, anexos e histórico de alterações. Quando a categoria possui um fluxo de trabalho configurado, os itens avançam por etapas automaticamente.

Para saber como fazer a gestão dos seus itens, consulte a documentação de Itens.

Tarefas

Tarefas são ações atribuídas a membros do workspace. Elas representam o que precisa ser feito — seja uma ação dentro de um fluxo de trabalho (como revisar um contrato ou aprovar uma solicitação) ou uma atividade independente criada manualmente.

O ENSPACE possui dois tipos de tarefa:

• Tarefas rápidas — gerenciadas em um painel Kanban, ideais para acompanhamento visual do andamento. Podem ser criadas manualmente ou geradas automaticamente por fluxos de categoria e Spaceflows.
• Tarefas agendadas — programadas para datas específicas, com recorrência opcional. Aparecem na agenda do workspace.

Para saber como gerenciar tarefas, consulte a documentação de Tarefas Rápidas e Tarefas Agendadas.

Formulários

Formulários são a interface de entrada de dados no ENSPACE. Eles definem como os campos de uma categoria são apresentados ao usuário na hora de criar ou editar um item.

Cada categoria pode ter um ou mais formulários configurados. É possível definir quais campos aparecem, em que ordem, com quais regras de obrigatoriedade e quais condições de exibição — criando experiências diferentes para diferentes perfis de usuário ou etapas do fluxo.

Para saber como configurar formulários, consulte a documentação de Formulários.

Automação

Além dos conceitos fundamentais, o ENSPACE oferece dois níveis de automação que movem os dados ao longo dos seus processos.

Fluxos de categoria

Cada categoria pode ter seu próprio fluxo de trabalho — uma sequência de etapas pelas quais os itens avançam, com regras que definem quem é responsável por cada ação e o que acontece em cada momento.

Um contrato, por exemplo, pode seguir um fluxo que vai de "Rascunho" para "Revisão Jurídica", depois "Aprovação" e finalmente "Assinado" — com tarefas atribuídas automaticamente a cada responsável em cada etapa.

Para saber como configurar fluxos dentro de uma categoria, consulte a documentação de Fluxo.

Spaceflow

O Spaceflow é o construtor visual de automação do ENSPACE. Diferente dos fluxos de categoria, que operam dentro de uma única categoria, o Spaceflow atua no nível do workspace e pode orquestrar ações entre várias categorias ao mesmo tempo.

Com o Spaceflow, você cria automações mais amplas — por exemplo: quando um item em "Contratos" é aprovado, criar automaticamente um item em "Faturamento" e notificar o responsável em "Financeiro".

O Spaceflow está no mesmo nível hierárquico que as categorias dentro do workspace — ele não pertence a nenhuma categoria específica.

Para saber como criar automações com o Spaceflow, consulte a documentação de Spaceflow.

Como tudo se conecta

As relações entre os conceitos seguem esta lógica:

• Um usuário cria uma conta no ENSPACE e pode participar de um ou mais workspaces. Em cada workspace, ele se torna um membro.
• Cada membro recebe um tipo de licença (Owner, Full, Standard ou Viewer) que define seu nível base de acesso. Dentro desse limite, o cargo atribui permissões específicas.
• Cada workspace contém categorias. Cada categoria define sua estrutura por meio de campos, apresenta essa estrutura via formulários e armazena dados nos seus itens.
• Itens podem avançar por fluxos de categoria (automações internas) ou ser orquestrados pelo Spaceflow (automações entre categorias).
• Tarefas são geradas ao longo desses processos e atribuídas aos membros responsáveis.

Exemplo prático: escritório jurídico

Imagine um escritório que gerencia contratos e processos judiciais no ENSPACE:

• Workspace: "Jurídico — Empresa ABC"
• Membros: 3 advogados (licença Full, cargo "Advogado"), 1 assistente (licença Standard, cargo "Assistente"), 1 gestor (licença Full, cargo "Administrador") — cada um com permissões diferentes sobre as categorias
• Categoria 1: "Contratos" — com campos como Parte contratante, Valor, Vigência, Tipo de contrato, Documento anexo
• Categoria 2: "Processos Judiciais" — com campos como Número do processo, Vara, Parte adversa, Status, Valor da causa
• Formulários: cada categoria possui formulários distintos para criação e edição, com campos obrigatórios e condições de exibição configuradas
• Fluxo em Contratos: Rascunho → Revisão Jurídica → Aprovação → Assinatura → Vigente
• Fluxo em Processos: Distribuído → Em andamento → Aguardando decisão → Encerrado
• Tarefas: a cada transição de etapa, tarefas são geradas e atribuídas automaticamente ao responsável (ex: "Revisar contrato #204" para o advogado designado)
• Spaceflow: quando um contrato atinge a etapa "Vigente", cria automaticamente um item em "Obrigações Financeiras" com os dados do contrato e atribui uma tarefa ao time financeiro