Utilize o módulo de Comparações no dia a dia

Este guia explica como usar o módulo de Comparações do ENSPACE tanto na visão do Responsável quanto na visão do Aprovador. Antes de começar, certifique-se de que a comparação já foi configurada por um administrador do workspace.

Os papéis no processo

O módulo de Comparações envolve dois papéis:

• Responsável — a parte que recebe os itens, confere os dados, envia sua versão e responde às reprovações. No contexto jurídico, é o escritório de advocacia.
• Aprovador — a parte que cadastra os itens iniciais, analisa as comparações, aprova ou reprova. No contexto jurídico, é o jurídico interno da empresa.

Status dos itens durante o processo

Durante o processo, os itens transitam entre status e abas:

Um item é considerado finalizado quando:

• O aprovador aprova a versão enviada pelo responsável.
• O aprovador aprova seus próprios dados (quando os dados estavam iguais ou ele manteve sua versão).
• O responsável aprova a versão do aprovador após uma reprovação.

Quando todos os itens de um determinado responsável estão na aba "Completo", o responsável finalizou sua parte. Quando todos os responsáveis finalizam seus itens, o processo de comparação como um todo está encerrado.

Nomenclaturas de resultado

O sistema classifica automaticamente o resultado de cada comparação:

Visão do Responsável

O responsável tem acesso apenas aos itens que lhe são destinados. Sua visão é filtrada pelo campo Responsável definido na configuração da comparação.

Enviar a comparação por planilha

Alterar dados diretamente no sistema

Além de enviar planilha, o responsável pode alterar dados de um item diretamente na interface do ENSPACE. Localize o item desejado e clique na opção "Alterar Dados". Essa ação permite editar campos específicos antes de enviar a comparação, sem necessidade de extrair e reenviar uma planilha.

Criar novos itens

Se a configuração da comparação tiver a opção "Novos Itens Habilitados" ativada, o responsável pode criar novos registros durante o processo. Todo novo item criado passa automaticamente pelo aprovador para validação antes de ser incorporado à comparação.

Acompanhar requisições em andamento

Após enviar a comparação, o responsável pode acompanhar o status na aba "Requisições em Andamento".

Responder a reprovações

Nas abas "Pendente" e "Aprovação", o responsável visualiza os itens que estão em análise pelo aprovador. Quando o aprovador reprova um item com comentário, ele retorna para o responsável nesta área. O responsável pode então:

• Aprovar — aceitar a versão do aprovador (aceitando os dados dele).
• Reprovar — devolver ao aprovador com comentário.
• Alterar dados — editar o item antes de responder.
• Adicionar comentários — registrar justificativas.

Consultar itens finalizados

Itens já finalizados (aprovados por uma das partes) aparecem na aba "Completo". O responsável pode extrair relatórios parciais ou completos nesta aba.

Visão do Aprovador

O aprovador tem uma visão geral de todos os itens da comparação, independentemente de responsável.

Analisar comparações

Quando o responsável envia seus dados, o aprovador visualiza as divergências em uma interface comparativa:

• Dados do Responsável (interno) — exibidos em uma coluna.
• Dados do Aprovador (externo) — exibidos em outra coluna.
• Resumo da divergência — indica se os dados estão iguais ou divergentes.

Antes de finalizar o processo, o sistema já exibe um resumo das divergências, permitindo ao aprovador visualizar previamente quais itens estão com dados divergentes.

Aprovar ou reprovar

O aprovador pode tomar as seguintes ações sobre cada item:

• Aprovar — aceitar os dados do responsável ou confirmar que os dados estão iguais.
• Reprovar — recusar os dados e devolver ao responsável com um comentário obrigatório.
• Aprovar com comentário — se a configuração exigir, também é necessário justificar ao aprovar.

Quando o aprovador reprova, o item retorna ao responsável, que pode então aprovar ou reprovar a versão do aprovador, reiniciando o ciclo.

Extrair relatórios

O aprovador pode extrair dois tipos de relatório da aba "Completo":

• Relatório de divergências — traz apenas os itens que apresentaram divergência entre as partes.
• Relatório final completo — traz todos os itens, incluindo colunas de dados do responsável, dados do aprovador, coluna Final (dado aceito) e coluna Resultado.

Relatórios e exportações

O módulo de Comparações oferece múltiplos relatórios para auditoria e acompanhamento.

Relatório de divergências

Disponível para o aprovador, este relatório lista apenas os itens que apresentaram divergência entre os dados do responsável e do aprovador. É útil para focar nas correções pendentes.

Relatório final completo

O relatório final é gerado quando todos os itens de um responsável estão finalizados. Ele contém:

• Dados do Responsável (interno) — coluna com os dados enviados pelo responsável.
• Dados do Aprovador (externo) — coluna com os dados enviados pelo aprovador.
• Final — mostra o dado que foi aceito no fim do processo (a versão aprovada).
• Resultado — indica o status da comparação para aquele item (Dados Iguais, Dados Divergentes, Corrigido pelo Responsável, Corrigido pelo Aprovador).

Abas adicionais do relatório final

O relatório final exportado em Excel pode conter abas complementares:

• Novos Registros — lista todos os itens criados pelo responsável durante a comparação (quando a opção "Novos Itens Habilitados" está ativa).
• Comentários — reúne todos os comentários feitos no sistema por responsáveis e aprovadores ao longo do processo, com indicação de status e autor.
• Alterações — histórico de todas as mudanças feitas nos dados dos itens durante a comparação. Registra quem alterou, o que alterou e quando.

Boas práticas

• Documente os comentários — toda reprovação exige comentário. Use esse campo para explicar claramente o que precisa ser corrigido, reduzindo o número de idas e vindas no ciclo.
• Extraia relatórios intermediários — mesmo antes do fechamento total, use o relatório de divergências para acompanhar o progresso e identificar gargalos.
• Valide a planilha antes de enviar — verifique se não há valores inválidos, campos em branco obrigatórios ou colunas não circularizáveis alteradas por engano.
• Monitore a aba "Novos Registros" — se permitir que responsáveis criem itens, revise essa aba regularmente para aprovar ou reprovar novos registros antes que eles impactem o relatório final.
• Use a aba "Alterações" para auditoria — o histórico de mudanças registrado nessa aba é essencial para rastrear quem modificou o quê e quando, especialmente em processos sujeitos a compliance.
• Finalize por responsável — o processo só encerra quando todos os responsáveis tiverem todos os seus itens na aba "Completo". Acompanhe o status por responsável, não apenas por item individual.