Comparações

Compare dados entre partes com segurança e rastreabilidade

O módulo de Comparações do ENSPACE permite que duas partes comparem dados sobre os mesmos itens de forma estruturada, segura e auditável. O sistema identifica automaticamente divergências, registra aprovações e reprovações, e gera relatórios completos com o histórico de todas as interações.

Nota sobre terminologia: No mercado jurídico e contábil, esse tipo de processo é conhecido como circularização — uma prática em que uma empresa compara seus dados internos com os dados mantidos por um escritório ou terceiro. No ENSPACE, o módulo se chama Comparações porque sua aplicação vai além do jurídico e do contábil, podendo ser usado em qualquer cenário onde duas partes precisem validar informações em conjunto.

Quando usar o módulo de Comparações

Utilize o módulo de Comparações quando precisar que duas partes independentes validem dados sobre os mesmos itens, com rastreabilidade completa de cada aprovação, reprovação e alteração.

Ele é ideal para:

• Validar dados de processos entre jurídico interno e escritórios de advocacia (circularização jurídica)
• Confirmar saldos e valores fiscais entre escritórios de contabilidade e clientes (circularização contábil)
• Conferir dados de funcionários entre empresa e sindicato ou terceirizada de folha
• Validar inventário de ativos entre empresa e fornecedor de TI ou datacenter
• Confrontar pedidos de compra com notas fiscais e entregas de transportadoras
• Comparar registros de transações entre departamentos internos e auditores externos
• Validar dados de contratos ativos entre área de compras e fornecedores

Como funciona o ciclo de comparação

O módulo cria um fluxo colaborativo entre duas partes:

• Responsável (interno): a parte que possui os dados iniciais e envia sua versão para conferência. No contexto jurídico, é o jurídico interno da empresa.
• Aprovador (externo): a parte que recebe os dados, revisa, ajusta se necessário e devolve sua versão. No contexto jurídico, é o escritório de advocacia.

O sistema compara automaticamente os dados enviados por ambas as partes, sinaliza divergências e mantém um ciclo de aprovação/reprovação até que uma das partes aceite a versão da outra.

O ciclo é iterativo: se o aprovador reprova, o responsável pode revisar, alterar dados diretamente no sistema ou enviar uma nova planilha, e o processo retorna ao aprovador. Isso continua até que uma das partes aprove a versão enviada pela outra.

Comparação entre as visões

Status dos itens durante o processo

Durante o processo, os itens transitam entre status e abas:

Um item é considerado finalizado quando:

• O aprovador aprova a versão enviada pelo responsável.
• O aprovador aprova seus próprios dados (quando os dados estavam iguais ou ele manteve sua versão).
• O responsável aprova a versão do aprovador após uma reprovação.

Quando todos os itens de um determinado responsável estão na aba "Completo", o responsável finalizou sua parte. Quando todos os responsáveis finalizam seus itens, o processo de comparação como um todo está encerrado.

Nomenclaturas de resultado

O sistema classifica automaticamente o resultado de cada comparação. Essas nomenclaturas são fixas e não são configuráveis:

Relatórios e exportações

O módulo de Comparações oferece múltiplos relatórios para auditoria e acompanhamento:

Relatório de divergências

Disponível para o aprovador, este relatório lista apenas os itens que apresentaram divergência entre os dados do responsável e do aprovador. É útil para focar nas correções pendentes.

Relatório final completo

O relatório final é gerado quando todos os itens de um escritório/responsável estão finalizados. Ele contém:

• Coluna com os dados enviados pelo Responsável (interno).
• Coluna com os dados enviados pelo Aprovador (externo).
• Coluna Final: mostra o dado que foi aceito no fim do processo (a versão aprovada).
• Coluna Resultado: indica o status da comparação para aquele item (Dados Iguais, Dados Divergentes, Corrigido pelo Responsável, Corrigido pelo Aprovador).

Abas adicionais do relatório final

O relatório final exportado em Excel pode conter abas complementares:

• Novos Registros: lista todos os itens criados pelo responsável durante a comparação (quando a opção "Novos Itens Habilitados" está ativa).
• Comentários: reúne todos os comentários feitos no sistema por responsáveis e aprovadores ao longo do processo, com indicação de status e autor.
• Alterações: histórico de todas as mudanças feitas nos dados dos itens durante a comparação. Essa funcionalidade registra quem alterou, o que alterou e quando.

Casos de uso

Jurídico — Circularização com escritórios de advocacia

O jurídico interno de uma empresa possui uma planilha com dados de processos (probabilidade de êxito, valor da causa, status, etc.). O escritório de advocacia externo mantém os mesmos processos com seus próprios registros.

O jurídico interno (aprovador) cadastra os processos no ENSPACE. O escritório (responsável) extrai o relatório, confere os dados de cada processo e envia sua versão. O jurídico interno compara: se a probabilidade de êxito está "possível" para ambos, o sistema marca "Dados Iguais"; se o escritório registrou "remota" enquanto o jurídico registrou "possível", o sistema marca "Dados Divergentes". O jurídico pode aprovar a versão do escritório (resultado: "Corrigido pelo Responsável") ou reprovar para ajuste. Ao final, o relatório final mostra, para cada processo, o dado do jurídico, o dado do escritório, o dado final aceito e o resultado da comparação.

Contabilidade — Circularização com clientes

Um escritório de contabilidade precisa confirmar saldos de contas, valores de impostos e dados fiscais com seus clientes. O escritório (aprovador) cadastra os itens fiscais/contábeis. O cliente (responsável) recebe, confere os saldos e devolve. Divergências em valores de impostos ou saldos de contas são sinalizadas automaticamente. O ciclo de aprovação garante que ambas as partes concordem com os números antes do fechamento.

Recursos Humanos — Comparação de dados com sindicato

Uma empresa precisa validar dados de funcionários (cargos, salários base, jornada, benefícios) com um sindicato antes de uma negociação coletiva. A empresa (aprovador) cadastra a lista de funcionários e seus dados atuais. O sindicato (responsável) revisa, aponta divergências e envia sua versão. O sistema destaca linhas onde salários ou cargos divergem, acelerando a negociação. A empresa pode aprovar correções ou reprovar para ajustes.

TI — Inventário de ativos com fornecedor

Uma empresa contratou um datacenter e precisa conferir se a lista de servidores, licenças e equipamentos ativos bate com o inventário do fornecedor. A empresa (aprovador) cadastra o inventário esperado. O fornecedor (responsável) confere o que realmente está alocado e envia. Divergências em quantidade, modelo ou status de ativo são sinalizadas. O relatório final serve como documento de conciliação para auditoria.

Supply Chain — Pedidos vs entregas

Uma empresa de e-commerce precisa comparar pedidos feitos com as entregas realizadas por uma transportadora. A empresa (aprovador) cadastra os pedidos com quantidade, endereço e prazo. A transportadora (responsável) preenche os dados reais de entrega. Divergências em quantidade entregue, endereço ou atraso são automaticamente destacadas. A empresa aprova ou reprova cada entrega, gerando um relatório final de performance.

Boas práticas

• Mantenha o campo responsável sempre atualizado. Se um membro mudar de grupo ou deixar de ser responsável, atualize o campo para evitar que itens fiquem sem destinatário.
• Use o formulário "Dados a Serem Comparados" com critério. Inclua apenas campos que realmente precisam de validação externa. Campos fixos (como ID interno, data de criação) devem ficar no formulário de visualização, não no de comparação.
• Padronize os valores dos campos comparáveis. Se um campo de probabilidade aceita "possível", "remota" e "provável", certifique-se de que ambas as partes usam exatamente esses termos. Valores diferentes serão tratados como divergentes.
• Documente os comentários. Toda reprovação exige comentário. Use esse campo para explicar claramente o que precisa ser corrigido, reduzindo o número de idas e vindas no ciclo.
• Extraia relatórios intermediários. Mesmo antes do fechamento total, use o relatório de divergências para acompanhar o progresso e identificar gargalos.
• Valide a planilha antes de enviar. Verifique se não há valores inválidos, campos em branco obrigatórios ou colunas não circularizáveis alteradas por engano.
• Ative "Exibir Resultados no Relatório" para ter uma visão consolidada no Excel do que foi igual, divergente ou corrigido em cada item.
• Monitore a aba "Novos Registros". Se permitir que responsáveis criem itens, revise essa aba regularmente para aprovar ou reprovar novos registros antes que eles impactem o relatório final.
• Use a aba "Alterações" para auditoria. O histórico de mudanças registrado nessa aba é essencial para rastrear quem modificou o quê e quando, especialmente em processos sujeitos a compliance.
• Finalize por responsável. O processo só encerra quando todos os responsáveis tiverem todos os seus itens na aba "Completo". Acompanhe o status por responsável, não apenas por item individual.