Aprovação

Solicite aprovação ou rejeição dentro do seu fluxo

O nó de Aprovação gera uma tarefa para que um responsável analise uma etapa do processo e decida se ela deve ser aprovada ou rejeitada. Com base nessa decisão, o fluxo segue automaticamente por um de dois caminhos distintos — permitindo criar lógicas de aprovação, revisão, autorização e liberação.

O nó possui duas saídas fixas no canvas:

• Aprovado — o fluxo segue por este caminho quando o responsável aprova.
• Rejeitado — o fluxo segue por este caminho quando o responsável rejeita. Neste caso, o responsável é obrigado a informar um motivo da rejeição.

Este nó sempre gera uma tarefa. O fluxo só avança quando o responsável seleciona uma das opções e conclui a tarefa.

Quando usar este nó

Utilize o nó de Aprovação quando precisar de uma decisão binária (sim/não) para que o fluxo continue.

Ele é ideal para:

• Aprovação de contratos, orçamentos ou solicitações de compra
• Revisão e autorização de documentos antes de assinatura
• Liberação de acessos, permissões ou recursos
• Validação de dados por um gestor ou responsável técnico
• Gateways de qualidade em processos de produção ou publicação

Como o nó funciona

O nó de Aprovação funciona como um gateway de decisão humano. Ele recebe a execução do fluxo, pausa-a e aguarda que um responsável tome uma decisão para liberar o caminho.

• Entradas — recebe as variáveis dos nós anteriores do fluxo, que podem ser usadas no título, descrição ou atribuição da tarefa.
• Saídas — gera duas saídas fixas: "Aprovado" e "Rejeitado". O motivo da rejeição fica disponível como variável {{motivo_rejeicao}} para os nós seguintes.
• Pausa do fluxo — a execução permanece pausada neste nó até que a tarefa seja concluída. Não há timeout automático.
• Tarefa — é criada na tela de Tarefas Rápidas com status "Pendente" até a decisão.

Configurações do nó

Informações básicas

• Nome do Nó — identificação do nó no canvas. O padrão é "Aprovação", mas pode ser personalizado.

Definição da Tarefa

• Nome da Tarefa (obrigatório) — título exibido no card da tarefa na tela de Tarefas Rápidas. Ex: "Aprovação de Contrato #204".
• Conteúdo da Tarefa (obrigatório) — descrição e instruções que o responsável verá ao abrir a tarefa. É aqui que o configurador explica o que precisa ser analisado e aprovado. O campo possui editor de texto com formatação e aceita variáveis dinâmicas com {{ para inserir dados de nós anteriores do fluxo.

Tempo de conclusão da tarefa

Define o prazo para o responsável concluir a aprovação. Pode ser configurado de duas formas:

Estático — o prazo é calculado a partir do momento em que a tarefa é criada.

• Cálculo do Tempo de Conclusão — unidade de tempo: Minutos, Horas, Dias, Semanas, Meses ou Anos.
• Valor do Tempo de Conclusão — quantidade da unidade escolhida. Ex: 4 Dias = prazo de 4 dias a partir da criação da tarefa. Valores negativos calculam o prazo para trás a partir da origem definida.
• Tempo de Conclusão em dias úteis — quando ativado, o cálculo considera apenas dias úteis.

Dinâmico — o prazo é calculado a partir de uma data específica ou de uma variável vinda de um nó anterior do fluxo.

• Origem do Tempo de Conclusão — pode ser uma data fixa (ex: 20/05/2026) ou uma variável dinâmica de um nó anterior (ex: {{input.trigXJKFD368.data_criacao}}). Se deixado em branco, o cálculo parte do momento de criação da tarefa.
• Cálculo do Tempo de Conclusão — unidade de tempo.
• Valor do Tempo de Conclusão — quantidade da unidade escolhida.
• Tempo de Conclusão em dias úteis — quando ativado, considera apenas dias úteis.

Classificação da Tarefa

• Pontos da Tarefa (opcional) — valor numérico que representa o peso ou complexidade da tarefa. Os pontos podem ser somados, calculados em média ou totalizados na tabela de Tarefas Rápidas usando os totalizadores de coluna — útil para medir a carga de trabalho alocada em cada status ou responsável.
• Prioridade da tarefa (opcional) — define a urgência: Baixa, Normal, Alta ou Urgente.

Permissões e Responsabilidade da Tarefa

• Limitar acesso — restringe quem pode visualizar a tarefa. Ao clicar em Adicionar, um modal permite selecionar o tipo de restrição (Usuário, Grupo ou Cargo) e definir a ação permitida (Ver, Editar ou Deletar). Se deixado em branco, a tarefa fica visível para todos os membros do workspace.
• Vincular um item a esta tarefa (opcional) — conecta a tarefa a um item do workspace, facilitando o contexto para o aprovador. O aprovador pode visualizar o item vinculado diretamente na tarefa, mas não pode editá-lo por ali. Esta opção só está disponível se o fluxo foi disparado por um trigger de Ações em Itens ou se houver um nó de Operações de Dados (CRUD) anterior no fluxo que tenha consultado um item existente.
• Criador (opcional) — define o membro que será registrado como criador da tarefa. O criador possui acesso irrestrito à tarefa (visualizar, editar, comentar, reabrir, alterar responsáveis).
• Colaboradores (opcional) — membros adicionais que podem visualizar, comentar, preencher dados e alterar status da tarefa.
• Atribuir a (opcional) — define o responsável pela tarefa. Se não definido, o primeiro membro que interagir com a tarefa será automaticamente promovido a responsável — o sistema exibe um modal de confirmação ("Você se tornará o responsável por esta tarefa, deseja continuar?") e a promoção só é efetivada após o aceite. Não é possível atribuir múltiplos responsáveis, mas você pode definir vários Colaboradores para que qualquer um deles se auto-atribua como responsável quando necessário.

Ausência temporária

Se o responsável atribuído estiver com ausência temporária configurada, as tarefas são automaticamente visíveis para todos os substitutos definidos. Qualquer substituto que interagir com a tarefa (aprovar, rejeitar ou editar) é automaticamente adicionado como Colaborador, com permissões para dar continuidade ao fluxo. A atribuição original do responsável ausente é mantida.

Tarefa Externa

• Habilitar Tarefa Externa— quando ativado, permite que a tarefa de aprovação seja enviada para uma pessoa externa ao workspace por e-mail. O destinatário acessa um portal externo para realizar a aprovação sem precisar ter conta no ENSPACE. As configurações adicionais são:
  • Layout Base — escolha entre o layout padrão do ENSPACE ou sem layout predefinido.
  • Assunto — assunto do e-mail enviado ao destinatário externo.
  • Conteúdo — corpo do e-mail com instruções. Aceita variáveis dinâmicas e formatação rich text.

Como configurar

Como o responsável realiza a aprovação

Ao abrir a tarefa na tela de Tarefas Rápidas, o responsável vê:

1. Título e prazo da tarefa no topo.
2. Descrição — o conteúdo configurado pelo configurador, com as instruções sobre o que precisa ser analisado.
3. Ação — um bloco com a seção "Aprovação" contendo duas opções: Aprovado e Rejeitado.

O responsável seleciona uma das opções:

• Se selecionar Aprovado, basta alterar o status da tarefa para concluído. O fluxo avança pela saída "Aprovado".
• Se selecionar Rejeitado, um campo Motivo aparece automaticamente e é obrigatório. O responsável deve justificar a rejeição antes de concluir. O fluxo avança pela saída "Rejeitado".

A decisão é sempre binária — não é possível configurar opções adicionais além de Aprovado e Rejeitado.

Comportamento dos dados

As configurações do nó de Aprovação afetam diretamente o fluxo de execução e o estado das tarefas:

• Decisão — a escolha entre "Aprovado" e "Rejeitado" determina por qual aresta o fluxo seguirá. Essa variável fica disponível como {{decisao}} para nós subsequentes.
• Motivo da rejeição — quando o caminho "Rejeitado" é escolhido, o texto do motivo fica disponível como {{motivo_rejeicao}}. Útil para notificar o solicitante ou registrar em logs.
• Dados da tarefa — título, descrição, prazo, prioridade e pontos são persistidos no registro da tarefa e podem ser consultados posteriormente na tela de Tarefas Rápidas.
• Item vinculado — se configurado, o aprovador visualiza o item mas não pode editá-lo pela tarefa. Alterações no item devem ser feitas via nó de Operações de Dados (CRUD).
• Tarefa externa — a decisão do destinatário externo é registrada normalmente no fluxo, mas o histórico de interação fica limitado ao portal externo.
• Ausência temporária — substitutos interagem como colaboradores, mas a atribuição original permanece no responsável ausente.

Casos de uso

• Aprovação de contrato: formulário de dados → aprovação do gestor → se aprovado, assinatura digital; se rejeitado, notificação com motivo ao solicitante.
• Liberação de orçamento: solicitação de compra → aprovação da diretoria financeira → se aprovado, geração de ordem de pagamento; se rejeitado, retorno ao solicitante para ajuste.
• Revisão de documento técnico: rascunho finalizado → aprovação do responsável técnico → se aprovado, publicação; se rejeitado, correções solicitadas.
• Autorização de acesso: solicitação de permissão → aprovação do gestor de segurança → se aprovado, criação de credenciais; se rejeitado, registro de justificativa.
• Gateway de qualidade: produção concluída → aprovação do inspetor → se aprovado, liberação para entrega; se rejeitado, retrabalho.

Aprovação multinível

É possível encadear vários nós de Aprovação em sequência para criar fluxos de aprovação multinível — por exemplo, primeiro o gestor aprova, depois o diretor. Cada nó gera sua própria tarefa independente e o fluxo avança conforme as decisões são tomadas.

Não há limite de quantidade de nós de Aprovação em sequência.

Exemplo de fluxo completo

Um contrato precisa de aprovação do gestor antes de seguir para assinatura. Se aprovado, o contrato avança para a etapa de assinatura digital. Se rejeitado, o solicitante é notificado com o motivo e pode corrigir e reenviar.

Boas práticas

• Utilize o nó de Aprovação apenas quando houver caminhos distintos para "Aprovado" e "Rejeitado". Se precisar apenas de uma confirmação sem bifurcação, use o nó Tarefa.
• Configure o Conteúdo da Tarefa de forma clara e objetiva — o aprovador precisa entender exatamente o que está sendo solicitado e quais critérios deve avaliar.
• Use variáveis dinâmicas no título e descrição para contextualizar a tarefa (ex: "Aprovação de Contrato — — R$ ").
• Defina prazos realistas — tarefas sem prazo ou com prazo muito curto tendem a acumular e paralisar fluxos.
• Configure Colaboradores como backup quando o responsável principal estiver indisponível, evitando gargalos.
• Utilize Tarefa Externa para aprovações de clientes, fornecedores ou parceiros que não possuem conta no workspace.
• Nomeie o nó de forma descritiva no canvas (ex: "Aprovação — Diretoria Financeira") para facilitar a leitura do fluxo.
• Lembre-se de que não há timeout automático — monitore tarefas vencidas regularmente na tela de Tarefas Rápidas.
• Ao encadear aprovações multinível, considere adicionar um nó de Mesclar após os caminhos de "Rejeitado" para reunir fluxos e evitar duplicação de nós subsequentes.
• O motivo da rejeição é uma variável valiosa — use-a em e-mails de notificação para dar feedback claro ao solicitante sobre o que precisa ser corrigido.