Tarefas Rápidas
O que são Tarefas Rápidas
Tarefas Rápidas são tarefas de execução pontual que podem ser criadas de duas formas: manualmente pelo próprio usuário, diretamente na tela, ou automaticamente por um Spaceflow durante a execução de um fluxo.
Elas são organizadas em um quadro Kanban — uma visualização em formato de board que organiza tarefas em colunas representando estágios de trabalho. Cada tarefa é exibida como um card que pode ser movido entre colunas por arraste, refletindo o avanço ou a reclassificação da tarefa.
É uma visão ágil e visual, indicada para equipes que precisam acompanhar o andamento de atividades em tempo real, sem depender de listas ou relatórios.
Como acessar
No menu lateral do workspace, clique em Tarefas > Rápidas. O board será exibido com as colunas e cards já configurados.
Estrutura do board
O Kanban é composto por três elementos principais:
- Colunas — representam os estágios do fluxo de trabalho (ex: Pendente, Em andamento, Bloqueada, Concluída). Cada workspace pode ter suas próprias colunas configuradas.
- Cards — cada card representa uma tarefa. Exibe o título, responsável e outras informações configuradas para o board.
- Cabeçalho da coluna — exibe o nome da coluna e a contagem de cards presentes nela.
No topo da tela, a barra de busca e os filtros permitem localizar tarefas específicas. No rodapé, a paginação mostra o total de tarefas e permite navegar entre as páginas.
Criar uma tarefa rápida
Para criar uma tarefa manualmente, clique no botão Criar + no topo da tela, ao lado do título "Tarefas Rápidas". Preencha as informações solicitadas e a tarefa será adicionada à primeira coluna do board.
Trabalhando com cards
Movendo um card entre colunas
A movimentação de cards é a ação central do Kanban. Ela indica que uma tarefa avançou de estágio ou foi reclassificada.
- Localize o card que deseja mover no board.
- Clique e segure o card.
- Arraste-o até a coluna de destino. Uma animação visual acompanhará o movimento.
- Solte o card na coluna desejada. O card será posicionado automaticamente.
A movimentação de um card pode disparar regras de fluxo configuradas na categoria — como notificações, atribuições automáticas ou atualizações de campos.
Abrindo um card
Clique no título ou no corpo do card para abrir os detalhes da tarefa. A tela de detalhes permite visualizar e editar todos os campos, histórico e comentários da tarefa.
Configurando as colunas
As colunas do Kanban são configuradas pelo administrador ou configurador do workspace. Ao editar a configuração, as alterações são refletidas imediatamente no board — sem necessidade de salvar e recarregar a página (pré-visualização ao vivo).
Como configurar
- No board, acesse as configurações do Kanban pelo ícone de configuração.
- Adicione, renomeie, reordene ou remova colunas conforme necessário.
- As alterações são refletidas no board em tempo real enquanto você edita.
- Salve as configurações para que fiquem disponíveis a todos os membros.
Cada coluna possui as seguintes propriedades:
- Nome da coluna — texto exibido no cabeçalho. Deve refletir claramente o estágio que representa.
- Ordem — define a sequência das colunas no board, da esquerda para a direita.
- Cor (se disponível) — identificação visual da coluna para facilitar a leitura rápida do board.
Totalizadores
No rodapé de cada coluna do Kanban, a opção Configurar totalizador permite adicionar cálculos agregados, como contagens ou somas de campos numéricos. Isso ajuda a ter uma visão quantitativa rápida das tarefas em cada estágio.
Visualizações
No topo da tela, abas de visualização permitem alternar entre diferentes formas de ver as tarefas. A visualização Padrão já vem configurada. Você pode criar visualizações personalizadas clicando em + Nova Visualização, definindo filtros e ordenações específicas para o seu fluxo de trabalho.
Diferença entre tipos de visualização
- Kanban (Board) — visualização por colunas e cards. Foco em estágio atual e movimentação de tarefas. Indicado para acompanhamento de fluxo e trabalho em progresso.
- Lista — visualização em linhas. Foco em volume e detalhes dos registros. Indicado para consulta, filtragem e operações em massa.
- Calendário — visualização por data. Foco em prazo e distribuição temporal. Indicado para planejamento de agenda e controle de vencimentos.
Sincronização em tempo real
O Kanban de Tarefas Rápidas é colaborativo em tempo real. Quando outro membro do workspace move um card, adiciona uma tarefa ou altera a configuração do board, a atualização é refletida automaticamente para todos os usuários com o board aberto — sem necessidade de atualizar a página.
A sincronização em tempo real é automática. Não é necessária nenhuma configuração adicional para ativá-la.
Boas práticas
- Mantenha o número de colunas enxuto — entre 3 e 6 colunas é o ideal para leitura rápida do board.
- Nomeie as colunas com verbos de ação ou estados claros: "A Fazer", "Em Análise", "Aprovado", "Concluído".
- Evite acúmulo de cards em uma única coluna. Se uma coluna concentrar muitas tarefas, avalie subdividir o estágio.
- Use o Kanban em conjunto com filtros para visualizar apenas as tarefas do responsável ou do período desejado.
- Combine o Kanban com regras de fluxo para automatizar transições — por exemplo, notificar um responsável quando um card for movido para "Em Revisão".